Home > Factuurvereisten en -voorwaarden

Factuurvereisten en -voorwaarden

Op deze pagina vindt u de factuurvereisten en -voorwaarden die de Vereniging Arts en Leefstijl hanteert voor inkoopfacturen. We verzoeken u vriendelijk deze zorgvuldig door te nemen voordat u ons een factuur stuurt. Alleen facturen die voldoen aan deze richtlijnen kunnen in behandeling worden genomen. Facturen die hier niet aan voldoen, worden niet verwerkt. U ontvangt in dat geval een e-mail met het verzoek om een aangepaste factuur aan te leveren.

Algemene afspraken
  • Stuur uw factuur bij voorkeur direct na uitvoering van de werkzaamheden, maar in elk geval binnen één maand.
  • Facturen die betrekking hebben op het jaar 2025, moeten uiterlijk 31 december 2025 zijn ontvangen.
  • Facturen dienen rechtstreeks te worden gestuurd naar: administratie@artsenleefstijl.nl
  • Factuur voldoet aan wettelijke eisen
  • Eén goed leesbare, niet-beveiligde PDF per factuur (inclusief bijlagen)
  • Vermeld juiste afdeling en omschrijving
  • Op de factuur staat de specificatie van uren en kosten
Betaling
  • De betalingstermijn bedraagt 30 dagen, mits de factuur volledig voldoet aan onderstaande eisen.
Controlelijst voor verzending
  • Factuur in PDF (één bestand inclusief bijlagen, geen losse bestanden)
  • Factuur voldoet aan wettelijke eisen
  • Volledige en correcte tenaamstelling
  • Juiste afdeling en omschrijving vermeld
  • Specificatie van uren en kosten
  • Verstuurd naar: administratie@artsenleefstijl.nl
Factureert u zonder of 0% btw? (klik op + voor toelichting)

Facturen zonder btw of met 0% btw moeten ook de volgende gegevens bevatten:

  • Volledige persoonsnaam (initialen, tussenvoegsel, achternaam)
  • Volledig adres (straat, huisnummer, toevoeging, postcode, woonplaats, land)
  • Geboortedatum
  • Burgerservicenummer (BSN)

Vereniging Arts en Leefstijl is verplicht deze gegevens en bedragen door te geven aan de belastingdienst (Renseigneringsplicht UBD).

Wettelijke eisen

Facturen moeten voldoen aan de wettelijke Nederlandse eisen, zoals:

  • Tenaamstelling:
    Vereniging Arts en Leefstijl
    Jaarbeursplein 6, 3521 AL Utrecht

  • Naam en adres van de onderneming
  • Btw-nummer
  • KvK-nummer
  • Factuurnummer (uniek)
  • Factuurdatum en, indien van toepassing, leveringsdatum
  • Omschrijving van de geleverde producten/diensten
  • De data van de diensten/producten
  • Bedrag exclusief btw
  • Btw-percentage en btw-bedrag (of vermelding van vrijstelling)
  • Totaalbedrag inclusief btw

Zie ook de website van Belastingdienst voor meer informatie: factuureisen en btw-factuureisen

Veelgemaakte fouten m.b.t. wettelijke factuureisen. (klik op + voor toelichting)
Onjuiste tenaamstelling van de ontvanger

→ Moet zijn: Vereniging Arts en Leefstijl, niet een individu of coalitie.

Onjuiste naam van de verzender

→ dit moet de juridische of handelsnaam zoals bij de KvK geregistreerd staat

Ontbrekend btw-nummer van de leverancier

→ Verplicht indien btw wordt gerekend. Of duidelijk aangeven dat een vrijstelling geldt.

Geen of onjuist KvK-nummer

→ Verplicht voor alle Nederlandse bedrijven. Geen KvK? Laat je werkgever factureren.

Factuurnummer ontbreekt of wordt hergebruikt

→ Moet uniek zijn en doorlopend genummerd.

Ontbrekende factuurdatum of leveringsdatum

→ Beide zijn wettelijk vereist.

Onvolledige adresgegevens van de leverancier

→ Moet volledig zijn: straat, huisnummer, postcode, plaats.

Onvolledige of onduidelijke omschrijving van de geleverde dienst/product

→ Moet duidelijk en concreet zijn.

Ontbrekende btw-specificatie

→ Moet het btw-bedrag én het btw-percentage vermelden, of duidelijk aangeven dat een vrijstelling geldt.

Geen totaalbedrag inclusief btw

→ Moet altijd vermeld worden, ook als er geen btw wordt gerekend.

PDF’s samenvoegen?

Op Windows kan dat met PDF-XChange Editor: https://pdf-xchange.eu/pdf-xchange-editor/
Op Mac werkt het gratis via Voorvertoning.

Aanvullende vereisten

  • Periodevermelding: Vermeld altijd duidelijk over welke maand of periode de factuur gaat.
  • Omschrijving: Geef een heldere en specifieke omschrijving van de geleverde diensten of producten.
  • Persoonsnaam bij onduidelijke afzender: Als uit de bedrijfsnaam niet direct blijkt welke persoon het betreft, vermeld dan ook de naam van de uitvoerende persoon.
  • Bankrekening: Indien de tenaamstelling van de IBAN afwijkt van de bedrijfsnaam, vermeld dit dan expliciet.
  • Specificatie van kosten:
    • Vermeld het totaal aantal gewerkte uren, het uurtarief, en het subtotaal.
    • Reiskosten en overige kosten moeten apart gespecificeerd worden.
  • PDF-bestand:
    • Facturen moeten worden aangeleverd in PDF-formaat of als e-factuur. Andere bestandsformaten worden niet verwerkt.
    • Factuur en eventuele bijlagen moeten als één bestand worden aangeleverd. Per boeking/betaling kan slechts één document (een PDF) worden gekoppeld aan de betaling, dus de factuur moet samen met bijlagen (bv uren overzicht) één document zijn.
    • De PDF moet goed leesbaar zijn, niet beveiligd zijn, en geen losse Excel- of andere bestanden bevatten.
  • Afdeling/kenmerk/omschrijving: Vermeld altijd de juiste afdeling/kenmerk/omschrijving, zie volgende alinea.

Afdeling/kenmerk/omschrijving

Vermeld duidelijk de afdeling waarop de factuur betrekking heeft. Een factuur mag slechts betrekking hebben op één van onze afdelingen. Voert u opdrachten uit voor meerdere afdelingen? Stuur dan per afdeling een aparte factuur.

Vermeld geen nummers of kostenplaatsen op de factuur, maar gebruik tekstuele omschrijvingen.

Klik hieronder op de afdeling waarvoor u een factuur stuurt voor meer toelichting:

Vereniging algemeen (klik op + voor toelichting)

  • Vermeld: "Vereniging algemeen"
  • Eén factuur per maand
  • Bij uren uitvoerende interne teamleden: vermeld totaal aantal uren, uurtarief en totaalbedrag
  • Eventuele overige kosten apart en gespecificeerd vermelden
Academy (klik op + voor toelichting)

  • Vermeld: "Academy"
  • Vermeld minimaal:
    • Titel van de scholing
    • Locatie of “online”
    • Datum van de scholing of periode van ontwikkeltraject
    • Uw rol (bijv. docent, moderator)
  • Eventuele overige kosten apart vermelden
Congres / Arts en Leefstijl Week (klik op + voor toelichting)

  • Vermeld: "Congres / Arts en Leefstijl Week"
  • Eén factuur per maand
  • Bij uren: vermeld totaal aantal uren, uurtarief en totaalbedrag
  • Eventuele overige kosten apart en gespecificeerd vermelden
Beter Gezond Onderwijs (klik op + voor toelichting)

  • Vermeld: "Beter Gezond Onderwijs"
  • Vermeld minimaal:
    • De maand waarop de werkzaamheden betrekking hebben
    • Locatie of "online"
    • Onderwerp en rol
  • Uren, uurtarief, totaalbedrag
  • Overige kosten apart vermelden en specificeren
Coalitie Leefstijl in de zorg (klik op + voor toelichting)

📌 Vermeld altijd:
  • De tekst: "Coalitie LIDZ"
  • Het betreffende team of categorie:
    • Team Opleiden en professionaliseren
    • Leergang ziekenhuizen (PLIMZ)
    • Team Praktijkimplementatie en kwaliteit
    • Team Samen sterker leren
    • Algemeen (bijv. overkoepelende werkzaamheden voor de administratie)

⚠️ Let op: Een factuur mag maar één team of categorie bevatten én slechts één van de onderstaande onderwerpen: uren uitvoerende teamleden, werkopdracht, Leergang ziekenhuizen (PLIMZ), of kernteam/vacatiegeld.

Uren uitvoerende interne teamleden:
  • Eén factuur per maand
  • Vermeld: totaal aantal uren, tarief, totaalbedrag
  • Voeg urenspecificatie toe in dezelfde PDF-bestand(per dag het aantal gewerkte uren)
  • Eventuele overige kosten: gespecificeerd apart vermelden
Werkopdrachten:
  • Vermeld het woord “werkopdracht”
  • Vermeld bij welk team de opdracht hoort
  • Vermeld de titel van de werkopdracht
  • Duid aan of het een deelbetaling of het volledige bedrag betreft

Leergang ziekenhuizen (PLIMZ):
  • Vermeld de tekst: "Leergang ziekenhuizen"
  • Maand en/of datum
  • Locatie of “online”
  • Onderwerp
  • Uren, uurtarief, totaalbedrag
  • Eventuele overige kosten apart
Kernteam / Vacatiegeld:

Vast bedrag in 2025: €360,63 excl. btw per bijeenkomst

Reiskosten mogen bij fysieke bijeenkomsten worden toegevoegd

De factuur dient te bevatten:

  • Het woord "vacatiegeld"
  • Naam van de persoon
  • Datum van de bijeenkomst
  • Welk team: "Team Opleiden en professionaliseren" of "Team Praktijkimplementatie en kwaliteit"

Facturen die niet aan deze richtlijnen voldoen, kunnen worden teruggestuurd ter aanpassing.

Heeft u vragen of twijfelt u of uw factuur aan de voorwaarden voldoet? Neem gerust contact met ons op via administratie@artsenleefstijl.nl

Meld je aan voor onze nieuwsbrief


Onze nieuwsbrief verschijnt iedere twee weken. Aanmelden verplicht tot niets: je kunt je altijd weer afmelden.

Let op: check je spambox vlak na je aanmelding, want je wordt gevraagd je e-mailadres te verifiëren

Word lid →